Ausnahmen für Privatauslagen bestehen lediglich, wenn der Kauf vorab mit den zuständigen Einrichtungen der Universität (bspw. Referat Beschaffung, Bibliothek, Datenschutzbüro) abgestimmt wurde und eine Bezahlung durch die Universität aufgrund der angebotenen Zahlarten nicht möglich ist (z. B. Barzahlung, PayPal, Kreditkartenzahlung) oder eine besondere Dringlichkeit aufgrund unvorhergesehener oder unvorhersehbarer Ereignisse gegeben ist (dazu gehören bspw. nicht Kassenschluss oder Projektende). Die Erstattung ist zeitnah nach Verauslagung zu beantragen.

Ausstattungsgegenstände für das Homeoffice (Schreibtische, PC etc.) können nicht erstattet werden.

Für dringend erforderliche Einkäufe in Baumärkten ist es empfehlenswert, eine Kundenkarte für die jeweilige Einrichtung zu beantragen und zu nutzen. So kann auch hier ein Kauf auf Rechnung vereinbart werden.

Für die Erstattung von privat verauslagten Bewirtungsausgaben (bspw. Gebäck, Snacks, Getränke) wird auf die Hinweise zu Bewirtungsausgaben verwiesen. Erstattungen sind auch im Fall von Privatauslagen nur in dem festgelegten Rahmen möglich.

Für Bürobedarf (z. B. Schreibwaren, Toner, Papier) wurden durch die Universität Rahmenverträge zu günstigen Konditionen geschlossen, die vorrangig zu nutzen sind. Weiterhin sind diese Materialien im Referat Beschaffung vorrätig bzw. können kurzfristig beschafft werden.

Literatur (Bücher, Zeitschriften) und andere bibliothekarische Medien (CDs, DVDs etc.) sind grundsätzlich über die Universitätsbibliothek zu beschaffen, um unnötige Mehrfachkäufe zu verhindern, einen genauen Überblick über den Literaturbestand zu haben und die Inventarisierung zu gewährleisten. Des Weiteren erhält die UB besondere Rabatte, die bei einem direkten Kauf nicht genutzt werden können. Bücher, die nicht in der UB vorliegen, können in der Regel kurzfristig angeschafft werden.

Veröffentlichungen von Haus- und Abschlussarbeiten sowie Promotions- und Habilitationsschriften dienen in erster Linie dem für die Titelerlangung erforderlichen Abschluss der persönlichen Qualifikation und sind in der Regel nicht dienstlich veranlasst. Daher können privat verauslagte Ausgaben hierfür (Druckkosten, Bindungen, Korrekturarbeiten etc.) grundsätzlich nicht erstattet werden. Ausnahmen kommen nur in Drittmittelprojekten in Betracht, sofern vom Geldgeber dafür ausdrücklich Mittel bereitgestellt werden.

Software ist über das Referat Beschaffung zu bestellen. Das gilt sowohl für Standard- als auch für Spezialsoftware. Für häufig genutzte Software hat die Universität Verträge mit Softwareherstellern abgeschlossen und kann die Software daher zu besonders günstigen Konditionen erwerben. Des Weiteren ist so sichergestellt, dass gültige Lizenzen unter Beachtung der jeweiligen Lizenzbedingungen erworben werden. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn dies vor dem Erwerb mit dem Referat Beschaffung abgestimmt wurde.

Der Erwerb von Lizenzen ist vorab mit dem Datenschutzbüro abzustimmen. Eine Erstattung der Ausgaben ist grundsätzlich nur für Software und (Online-)Services möglich, welche datenschutzrechtlich geprüft sind und somit DSGVO-konform eingesetzt werden.

Für Studierendenlizenzen ist zu beachten, dass es sich hier häufig um personengebundene Lizenzen handelt, die nur auf privaten Geräten und zu privaten Zwecken genutzt werden dürfen. Eine dienstliche Nutzung durch die Universität ist somit ausgeschlossen. Eine Erstattung ist daher grundsätzlich nicht möglich.